I Forum for Værdig Pleje og Omsorg har vi vedtaget følgende privatlivspolitik, så vi lever op til den nye persondataforordning i forbindelse med behandlingen af foreningens persondata.
I politikken beskrives hvordan og hvorfor, og til hvad vi bruger medlemmernes oplysninger, samt hvem man kan henvende sig til, hvis der er spørgsmål eller hvis man ønsker sine oplysninger slettet.
Privatlivspolitikken vil være tilgængelig på DKS hjemmeside: www.fvpo.dk. Derudover vil den blive tilsendt ved tegning af medlemskab eller anden henvendelse, der fordrer behandling af persondata, for eksempel i forbindelse med tilmeldinger til arrangementer mv.
Dataansvarlig
Den til enhver tid regnskabs- og medlemskartoteksfører
Kontaktperson:
Gerda Wad Saiki
Gartnerparken 71, 8380 Trige
Mobil.:27347180
Mail: g.wad.saiki@gmail.com
CVR: 63 14 17 12
Behandling af personoplysninger
Ved indmeldelse i foreningen oplyses: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt jobstatus. Medlemskab af en forening sidestilles med at man indgår en aftale/kontrakt og giver dermed Forum for Værdig Pleje og Omsorg tilladelse til at behandle almindelige personoplysninger. Dette giver man sit samtykke til ved indmeldelsen.
Derudover opbevares oplysninger på bidragsydere, kontakter samt samarbejdspartnere: såsom navn, adresse, telefonnumre, e-mailadresser, bidrag og frivilligt oplyst CPR nummer
Der registreres ingen personfølsomme oplysninger om helbred, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, seksuel orientering, endsige andre personlige forhold.
I forbindelse med ansættelser samt ønske om indrapportering af gaver indsamles CPR – nummer.
Behandling og videregivelse af persondata
Vi behandler alle personoplysninger strengt fortroligt.
Personoplysningerne bruges udelukkende til at opfylde foreningens formål og vi indhenter kun de absolut mest nødvendige personoplysninger for foreningens virke.
Navn og e-mailadresse benyttes for eksempel til at udsende nyheds- og bedebreve samt andre orienterende mails i forbindelse med foreningens aktiviteter. Adresser og telefonnumre indsamles med det formål at kunne ajourføre mailadresser samt til at kunne målrette vores tilbud til medlemmerne geografisk. Persondata bruges endvidere til kontingentopkrævning via NETS, her bruges ikke personnummer.
Derudover formidles tilbud om aktiviteter fra organisationer som Forum for Værdig Pleje og Omsorg samarbejder med og som kunne tænkes at have interesse for foreningens medlemmer – der videregives ikke persondata.
Indsamling af CPR-nummer benyttes kun til at overholde Forum for Værdig Pleje og Omsorg retslige forpligtelser i forhold til skatte- og regnskabslovgivningen. Eksempel herpå kan være indrapportering af gaver til SKAT med henblik på skattefradrag. Personnummer på bidragsydere er kun tilgængelig for regnskabsføreren og behandles af E-conomic på godkendt måde.
Vi udleverer ikke personoplysninger til andre end de ovenfor beskrevne, med mindre det er skriftlig aftalt på forhånd, det kan for eksempel være i forbindelse med ønske om udveksling af kontaktoplysninger i forbindelse med et afholdt arrangement eller i en lokal DKS-gruppe.
Personnummer på ansatte er også tilgængelig for foreningens formand i forhold til ansættelsesaftale
Opbevaring og beskyttelse af persondata
Alle oplysningerne vil blive slettet når opbevaring ikke længere er nødvendig i forhold til formålet med opbevaringen, og regnskabslovgivningen, det betyder at personoplysningerne opbevares indtil medlemskabet opsiges, samtykket om opbevaring af persondata tilbagekaldes eller hvis vi vurderer, at det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.
Persondata indsamlet i forbindelse med arrangementer mv. slettes automatisk en måned efter arrangementets afholdelse, medmindre anden aftale er indgået.
Personoplysningerne opbevares fortrinsvis som digitale dokumenter, der er sikrede med adgangskoder på de Pc’er, hvor personoplysningerne kan tilgås. Personoplysninger der opbevares som fysiske dokumenter er opbevarede i aflåste skabe.
Vi opbevarer kun personoplysninger sikre i cloud tjenester (Foreningsadministrator)
Vores IT-systemer (regnskabssystem e-conomic samt Menighedsplejen i Danmarks systemer) /computere er sikrede mod udefrakommende angreb.
Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed. Der er derfor udarbejdet en procedure for håndtering af persondata som alle frivillige i DKS der arbejder med persondata er bekendt med.
Dine rettigheder
Det er frivilligt at afgive personoplysninger. Du kan altid tilbagekalde dit samtykke og bede om at få slettet dine data. Du kan få oplyst hvilke oplysninger vi har registreret og hvad de anvendes til, ved henvendelse til regnskabsføreren. Henvendelse vil blive besvaret hurtigst muligt.
Du er altid velkommen til at kontakte den dataansvarlige for at rette oplysningerne, gøre indsigelse eller få dine personoplysninger slettet